Zgodnie z przepisami Ustawy o własności lokali (DZ.U.2021.1048 t.j.), wspólnota mieszkaniowa tworzona jest przez ogół właścicieli lokali, w ramach danego budynku (nieruchomości). Wspólnota zarządza częściami wspólnymi nieruchomości (takimi jak grunt, budynek oraz urządzenia i instalacje), a także posiada zdolność prawną (może pozywać i być pozywaną). Członkostwo we wspólnocie nabywa się z mocy prawa, w momencie zakupu mieszkania.

Wspólnotę mieszkaniową tworzy zatem ogół mieszkańców danej nieruchomości (art. 6 Ustawy o własności lokali). Taka sytuacja wywołuje naturalną potrzebę stworzenia mechanizmów efektywnego nią zarządzania. Sprawny zarząd nieruchomością nie jest zadaniem prostym, ponieważ wymaga nie tylko odpowiednich umiejętności czy środków, ale także sporej wiedzy, zaangażowania i czasu. Do podstawowych obowiązków organu sprawującego zarząd wspólnotą mieszkaniową należy bowiem zabezpieczanie bieżących spraw, takich jak: przeprowadzanie remontów, odśnieżanie, sprzątanie, usuwanie awarii, czy prowadzenie innych prac mających wpływ na funkcjonalność i bezpieczeństwo nieruchomości. Ponadto, organ ten reprezentuje mieszkańców w relacjach (umowach, czy negocjacjach) z firmami, instytucjami czy innymi podmiotami zewnętrznymi.

Należy także podkreślić, że obowiązujące przepisy, wprowadzają pewne reguły w zakresie reprezentacji wspólnot mieszkaniowych. Mianowicie, wspólnota mieszkaniowa, która obejmuje więcej niż siedem lokali mieszkalnych musi mieć zarząd bądź zarządcę. Wymaganie takie stawia Ustawa o własności lokali. Przepisy w tym zakresie są jasne i nie budzą żadnych wątpliwości interpretacyjnych.

O zarządzie własnym (inaczej właścicielskim) mówimy wtedy, gdy w skład zarządu takiej wspólnoty wchodzić będą wybrani mieszkańcy. O zarządzie powierzonym natomiast, gdy zarządzanie nieruchomością zostanie zlecone na podstawie umowy konkretnej osobie (bądź profesjonalnej firmie zewnętrznej).

Pierwsza z form zarządzania nieruchomością, tj. zarząd właścicielski polega na tym, że to sami mieszkańcy wybierają zarząd spośród siebie i odpowiadają w pełni za to co dzieje się w obrębie ich nieruchomości. Takie rozwiązanie może wydawać się tańsze czy prostsze, jednak trzeba pamiętać że zarząd nieruchomością to trudne i odpowiedzialne zadanie, wiąże się zawsze z różnorodnymi czynnościami i decyzjami wymagającymi dużej wiedzy, umiejętności, znajomości przepisów prawa, czy konieczności poświęcenia czasu i pieniędzy.

Powołanie zarządu własnego wymaga odpowiedniej uchwały wspólnoty. Uchwała mieszkańców może zostać podjęta podczas zebrania wspólnoty, poprzez indywidualne zbieranie głosów, a także w sposób mieszany.

W przypadku, gdy wspólnota mieszkaniowa zdecyduje się powierzyć obowiązki związane z zarządzaniem nieruchomością wspólną profesjonalnej firmie bądź osobie z zewnątrz (zarządcy), wówczas powstaje zarząd powierzony. Rolę zarządcy może sprawować w takim przypadku osoba fizyczna bądź przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą, której przedmiotem jest zarządzanie nieruchomościami. Profesjonalny zarządca często posiada licencję oraz wpis do centralnego rejestru zarządców nieruchomości (przy czym po zmianie w tym obszarze przepisów prawa, dziś licencja nie już obligatoryjna).

Ustanowienie zarządu powierzonego wymaga zawarcia umowy w formie aktu notarialnego. Pozostałe kwestie, związane z obowiązkami i prawami wspólnoty oraz zarządcy ujęte są w umowie o zarządzaniu nieruchomością (umowa taka wymaga formy pisemnej).

Na zakończenie, warto wspomnieć jeszcze o funkcji administratora budynku. Otóż, administrator budynku występuje niezależnie od opisanego wyżej zarządu właścicielskiego i zarządu powierzonego. Administrator budynku to funkcja czysto techniczna. Może on zostać wskazany zarówno przez zarząd właścicielski jak i przez zarządcę budynku. Administrator zajmuje się m.in. doglądaniem porządku na terenie wspólnoty, stanu budynku, czy prowadzeniem ewidencji. Nie jest on zatem osobą decyzyjną, a także nie reprezentuje mieszkańców na zewnątrz.